Ohjelmistoarvostelut

Arvostettu vuoden 2020 11 parasta asiakirjanhallintaohjelmistoa


Asiakirjat ja tiedostot ovat tärkeä osa yritystäsi.

Olitpa suuri organisaatio, pieni yritys vai edes työskennellä kotona, on todennäköistä, että luot paljon asiakirjoja. Kun olet luonut nämä asiakirjat, sinun on pidettävä niitä turvassa ja järjestettyinä, jotta tiimi ja asiakkaat pääsevät niihin helposti.

Voit tehdä asioista yksinkertaisempia käyttämällä asiakirjanhallintaohjelmistot.

Näiden työkalujen tarve kasvaa globaalit asiakirjanhallintaohjelmistomarkkinat todennäköisesti nousee 11,06 miljardiin dollariin vuoteen 2028 mennessä.

Nämä työkalut ovat yhä suositumpia - ja syystä.

Ne auttavat pitämään tiedostoja järjestettynä ja turvallisina varmistamaan saumattoman yhteistyön kaikkien sidosryhmien välillä. Ne myös helpottavat tiedostojen lähettämistä, lataamista tai pääsyä tiedostoihin miltä tahansa alustalta, laitteelta tai selaimelta.

Autan sinua tekemään oikean päätöksen, sijoittelin ja arvioin parhaan asiakirjanhallintaohjelmiston. Nämä arvostelut perustuvat niiden tärkeimpiin ominaisuuksiin, helppokäyttöisyyteen, integraatioihin, asiakirjojen elinkaareen, tiedostomuotoihin, työnkulun automatisointiin, hinnasuunnitelmiin ja muuhun.

Aloitetaan.

Mikä on paras asiakirjanhallintaohjelmisto?

Tässä on suosikkeini parhaimmalle asiakirjanhallintaohjelmalle, jota voit käyttää tänä vuonna.

1. Dropbox.

Dropbox on yksi suosituimmista saatavana olevista all-in-one-dokumenttienhallintajärjestelmistä. Se mahdollistaa digitaalisen omaisuuden hallinnan sekä perinteisille että multimediaasiakirjoille. Se mahdollistaa myös asiakirjojen muokkaamisen, ja muutokset ovat näkyvissä reaaliajassa muille käyttäjille.

Uusien ominaisuuksien, kuten optisen merkkitunnistuksen (OCR) avulla kuvista voi tulla tekstiä ja paljon kolmansien osapuolien sovellusten integrointeja, et voi mennä pieleen Dropboxin kanssa.

Avainominaisuudet:

  • Tilisiirtotyökalu - Sen avulla voit siirtää tiedostoja turvallisesti useiden käyttäjien välillä, jos satunnaisia ​​muutoksia tai vastuun muutoksia.
  • Dropbox-esittely - Esittele kaikkia töitäsi ammattimaisesti hallituilla sivuilla ja seuraa käyttäjiä kiinnostamaan tiedostojasi.
  • Kolmannen osapuolen sovellusten integrointi - Dropbox tarjoaa vankan integroinnin yli 3 000 000 kytkettyyn sovellukseen.
  • Live-tuki - Sen suora tuki tarjoaa vankan palvelun sähköpostin, chatin ja puheluiden välityksellä.

Plussat:

  • tarjoukset 'etäpyyhe' -ominaisuus, joka poistaa tiedostojasi heti varastetuilta laitteilta ja hakkeroiduilta tileiltä tietojen suojaamiseksi
  • Voit seurata ryhmäsi toimintaa järjestelmänvalvojan hallintapaneelin kautta
  • Tarjoaa väliaikaisen pääsyn vanhentuvien linkkien kautta ja estää linkkien lataamisen
  • Auttaa palauttamaan poistetut tiedostot palauttamalla tiedoston edellisen version
  • Synkronoi laitteiden ja alustojen välillä
  • Mukana ominaisuus nimeltään 'ryhmäkansion johtaja' auttaa sinua hallitsemaan ja näkyvyyttä joukkuekansioissa
  • Tarjoaa joukon joustavia tallennussuunnitelmia

Haittoja:

  • Mobiiliversio ei ole yhtä käyttäjäystävällinen kuin työpöytäversio
  • Lähetykset voivat olla hitaita

Hinnoittelu:

Sen vakio- ja edistyneet suunnitelmat maksavat vastaavasti 12,50 dollaria ja 20 dollaria kuukaudessa. Yrityssuunnitelman hinnoittelu on saatavana pyynnöstä.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs on toinen suosittu asiakirjanhallintaohjelmisto tässä luettelossa. Sen avulla voit tallentaa ja hallita kaikkia pilvillä olevia tiedostojasi turvallisesti. Se tarjoaa myös tehokkaita yhteistyövälineitä, kuten ryhmäjakamisen ja kaksisuuntaisen synkronoinnin, joiden avulla voit työskennellä tehokkaasti etäasiakkaiden ja työntekijöiden kanssa.

Avainominaisuudet:

  • Tallenna asiakirjat - Sen avulla käyttäjät voivat helposti tallentaa suuria tiedostoja, kuten videoita, kansioita ja jopa täydellisiä tietokantoja.
  • Lähetä sähköposti - Lähetä heti asiakirjat sähköpostista tai skannerista pilvitilille kirjautumatta sisään.
  • Puhdas organisaatio - Luo helposti kansioita ja alikansioita tiedostojen puhtaaseen luokitteluun projekti-, toiminto- ja tiedostotyyppien perusteella.
  • Kaksisuuntainen synkronointi - Voit työskennellä joko verkossa tai offline-tilassa työpöydälläsi - tiedostot päivittyvät automaattisesti, kun olet takaisin verkkoon.

Plussat:

  • Voit siirtää suuren määrän kansioita sekoittamatta tilausta
  • Luo tiedostojen automaattisen varmuuskopioinnin tietojen menetyksen estämiseksi
  • Voit lähettää tiedostoja irtotavarana
  • Voit luoda ryhmän jakamaan tiedostoja useiden käyttäjien kanssa kerrallaan
  • Tarjoaa sovelluksen sisäisen keskustelun tehdä yhteistyötä joukkueen eri jäsenten kanssa
  • Asettaa muistutukset ja tehtävän hallita ja siirtää työtä joukkueiden kesken
  • Tallentaa tiedostosi eri palvelimille useissa paikoissa
  • Se tarjoaa tiukat suojaukset salaamalla tiedostot RSA-pohjaisen 2048-bittisen avaimen avulla, joka on rakennettu täydellisen eteenpäin suuntautuvan salaisuuden (PFS) avulla.
  • Tarjoaa tarkastuskäytäntöominaisuuden muiden käyttäjien tekemien muokkausten seuraamiseen
  • Voit mukauttaa sen tuotemerkkivaatimuksesi mukaan
  • Tarjoaa ilmaisen version jopa 5 käyttäjälle

Haittoja:

  • Käyttöliittymä näyttää tavalliselta ja vanhentuneelta
  • Sovelluksen latausaika on hidas

Hinnoittelu:

Sen maksetut suunnitelmat alkavat 5 dollarista kuukaudessa. Saat myös 15 päivän ilmaisen kokeilujakson.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet on toinen tehokas asiakirjanhallintajärjestelmä (DMS), joka auttaa skannaamaan ja tekemään tiedostoista digitaalisia heti. Sen avulla voit myös lähettää yhden tiedoston useissa muodoissa salasanasuojatuilla linkkeillä sekä luokitella ja etsiä tiedostoja helposti.

Avainominaisuudet:

  • Tehokas haku - Se mahdollistaa kokotekstin haun mistä tahansa kansiossa olevasta tiedostosta. Se järjestää, tunnistaa ja nimeää ja tallentaa kaikki asiakirjat automaattisesti tiedostoissa olevien tietojen avulla.
  • Työnkulun hallinta - Tarkista helposti tilannekuva asiakirjan työnkulusta. Sen avulla voit myös tarkastella tiettyjä työnkulun vaiheita.
  • Sisäänrakennetut mallit - Vipuvaikutusmallit kansiorakenteelle, jotka haluat säilyttää koko järjestelmässä. Voit myös luoda asiakirjan luonnissa ennalta määritettyjä nimiä.
  • Tiedostopyynnöt - Salli etäasiakkaiden ja työntekijöiden ladata tiedostoja etäkäyttöön järjestelmään vieraiden pääsyn avulla hyödyntämällä sen tiedostopyyntöominaisuutta.

Plussat:

  • Voit asettaa yksittäisten kansioiden, kaapien ja tiedostojen laatikoiden hallinnan
  • Voit lähettää kenelle tahansa sähköisen allekirjoituksen pyynnön mistä tahansa asiakirjasta
  • Voit pitää erillisen kirjausketjun allekirjoitetuille asiakirjoille vaatimustenmukaisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi
  • Tarjoaa käyttäjäystävällisen työpöytäsovelluksen
  • Tuo sähköpostit ja liitteet ennalta määritettyyn kansioon
  • Tarjoaa reagoivaa teknistä tukea
  • Varustettu Android- ja iOS-mobiilisovelluksilla
  • Mahdollistaa asiakirjojen lähettämisen suoraan kamerasta
  • Hyödyntäkää kaksifaktorista todennusta ja roolipohjaista lupaa parantamaan suojausta
  • Tiedostojen jakamisen ja tallentamisen salaus kokonaispisteestä
  • Tarjoaa integraation kolmansien osapuolten sovellusten kanssa, mukaan lukien Salesforce ja Microsoft Office

Haittoja:

  • Se voi olla käyttäjäystävällisempi

Hinnoittelu:

Sen tilaustarjoukset alkavat 15 dollarista kuukaudessa ja jatkuvat jopa 199 dollariin kuukaudessa. Saat myös ilmaisen demon.

4. Digitaalinen laatikko.

Digitaalinen laatikko on yksi keskisuurten yritysten suosituimmista vaihtoehdoista muun muassa vähittäiskaupassa, valmistuksessa ja koulutuksessa. Se pystyy skannaamaan ja tallentamaan asiakirjat hetkessä ja tarjoaa asiakirjavaraston lisäsuojatulle kerrokselle.

Avainominaisuudet:

  • Asiakirjojen järjestäminen - Järjestä kaikki asiakirjat helposti keskitettyyn sijaintiin tutun Windows-pohjaisen tiedosto- / kansiorakenteen avulla. Sen avulla voit myös tallentaa tiedostoja useisiin tiedostokaappeihin helpon erottelun mahdollistamiseksi.
  • Joustava - Yhdistä asiakirjat tai lisää sivuja jo olemassa oleviin asiakirjoihin. Voit myös merkitä asiakirjat uudelleen eri hakemistoilla.
  • Helppo tuonti - Vedä ja pudota, kopioi ja liitä, skannaa tai tuo ominaisuuksia tiedostojen tuomiseksi helposti suoraan asemaan.
  • Turvallisuus - Se tarjoaa kaikkien asiakirjojen tehokkaan suojauksen AES-128-bittisellä salauksella. Voit myös hyödyntää tarkastusketjua seurataksesi mihin tahansa asiakirjaan tehtyjä muutoksia.

Plussat:

  • Mukauta tiedostokaapit heti liiketoiminnan erityistarpeisiin
  • Hyödynnä versionhallintaa pääsyäksesi saman tiedoston vanhempiin versioihin
  • Avainsana- ja tekstihaun avulla voit helposti löytää tiedostoja, jotka on tallennettu mihin tahansa aseman kansioon
  • Voit tulostaa asiakirjoja suoraan asemasta
  • Kaappaa ja tuo useita asiakirjoja samanaikaisesti
  • Se synkronoi tiedostoihin tehdyt muutokset mistä tahansa laitteesta
  • Tee helppo yhteistyö eri sidosryhmien kanssa tarkistamalla tiedostoon tehdyt muutokset reaaliajassa
  • Tarjoaa ilmaisen kokeilun

Haittoja:

  • Tarjoaa rajoitettuja ominaisuuksia
  • Ei sovellu suurille organisaatioille

Hinnoittelu:

Voit joko ostaa ohjelmiston yhden käyttäjän lisenssin yhdellä kertaa hintaan 1200 dollaria tai mennä sen tilaustarjoukselle 500 dollaria vuodessa.

5. FileHold.

FileHold on yrityksen dokumenttien hallintaratkaisu (DMS), joka on edullinen ja helppo asentaa. Voit skannata, tallentaa ja indeksoida dokumentteja helposti ohjelmiston avulla. Absoluuttisen turvallisuuden varmistamiseksi voit myös asentaa ohjelmiston paikalliselle palvelimelle.

Avainominaisuudet:

  • e-lomakkeet - Pura metatiedot helposti sähköisistä lomakkeista hyödyntämällä Office- tai PDF-lomakkeissa olevia tavallisia Microsoft Word -työkaluja.
  • Kuriiri - Se on turvallinen tapa lähettää asiakirjoja ja lähettää myös toimitustodisteet. Se ilmoittaa vastaanottajille myös sähköpostitse, jolla on linkki asiakirjaan.
  • Tiedostonhallinta - Sen avulla voit tulla tehokkaammaksi erottelemalla päivittäiset tehtävät ja tekemällä tiedostojen hallinnasta tehokkaan prosessin.
  • Skannaus ja kuvantaminen - Mene paperittomaksi skannaamalla ja kuvantamalla asiakirjoja suoraan eri käyttäjille ympäri maailmaa.

Plussat:

  • Tarjoaa useita selainohjelmia
  • Mukana toimittava älypuhelinohjelmisto kaikkien asiakirjojen hallitsemiseksi helposti
  • Se on varustettu Google-kaltaisella tarkennetulla haulla, joka hyödyntää asiakirjan metatietoja ja auttaa sinua löytämään osuvia tuloksia
  • Voit integroida sen tehokkaasti Microsoft Officen kanssa, jotta pääset suoraan työkaluille, kuten Outlook, Word, PowerPoint, Excel ja Visio.
  • Hallitse helposti sekä uusimpia että arkistoituja asiakirjoja edistyneiden disponaation ja säilytyskäytäntöjen avulla
  • Hyödyntämällä sisään- / uloskirjautuminen kyky välttää ylikirjoittamista, kun työskentelet tietyn asiakirjan kanssa
  • Luo virtuaalikansioita tiedostojen loputtoman yhdistämisen saavuttamiseksi
  • Voit työskennellä asiakirjojen kanssa offline-tilassa, ja kaikki muutokset tallennetaan, kun olet taas online-tilassa
  • Tarjoaa yrityksen sisällönhallintaa (ECM) ja arkistointia

Haittoja:

  • Jos olet aloittelija, sinun on ehkä vaikea ymmärtää sen toimintoja
  • Käyttöliittymä ei ole käyttäjäystävällinen

6. Asiakirjan hakemisto.

Document Locator tarjoaa tehokkaan integroinnin Windowsin kanssa ja tehokkaan pilvipalvelimen käteväksi tiedostojen hallintaan. Joitakin sen vaikuttavimpia ominaisuuksia ovat versionhallinta, paperiton skannaus, asiakirjojen hallinta, sähköpostien hallinta ja paljon muuta.

Avainominaisuudet:

  • Skannaus - Asiakirjanhakuri antaa sinun muuntaa paperitiedostot helposti etsittäviksi tiedostoiksi. Voit myös suorittaa asiakirjan sieppauksen ja ymmärtää tärkeitä tosiasioita asiakirjasta metatiedoina.
  • Automatisoidut työnkulut - Se tarjoaa erilaisia ​​työnkulun ominaisuuksia, mukaan lukien aikakatkaisut, rooliperustaiset prosessit, laadunvalvontapisteet ja muokattavat ilmoitusmallit.
  • Hakuvaihtoehdot - Voit etsiä tiedostoja useiden ominaisuuksien avulla, mukaan lukien pikahaku, tehohaku, tarkennettu haku tai My DL -haku.
  • Asiakirjan hyväksyminen - Kaappaa helposti sähköinen asiakirjan hyväksyntä avoimuuden ja noudattamisen varmistamiseksi. Se tukee myös sekä yhden hyväksyjän vaihetta että monimutkaisia ​​usean hyväksyjän vaiheita.

Plussat:

  • Voit kaapata skannattujen tiedostojen metatiedot vyöhykkeistä, kansilehdistä, viivakoodeista tai valita erikseen näytöllä käyttämällä Document Pron esikatselua
  • Tarjoaa tukea kaikilla selaimilla, laitteilla ja alustoilla
  • Parantaa prosessin joustavuutta siirtovaihtoehtojen avulla
  • Voit automatisoida asiakirjakeskeiset toiminnot toistettavuuden välttämiseksi ja toiminnan tehostamiseksi
  • Tarkastele määriteltyä mallia työnkulusta laadunvalvonnan parantamiseksi
  • Voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja hyväksymisvaiheita
  • Automaattiset muistutukset ja ilmoitukset nopeuttavat asiakirjojen hyväksymisprosessia
Haittoja:
  • Käyttöliittymä on vähän huolimaton
  • Tarjoaa koulutusta, joka tarjotaan vain muutaman kerran vuodessa

Hinnoittelu:

Sen lisenssihinnat alkavat 250 dollarista ja nousevat jopa 400 dollariin.

7. Häipyä.

HighTail mahdollistaa asiakirjojen hallinnan entistä käyttäjäystävällisemmän ja intuitiivisemman. Lisäksi se antaa luoville ammattilaisille mahdollisuuden jakaa helposti suuria tiedostoja, kuten video-, kuvitus-, suunnittelu-, valokuvaus- ja esitystiedostoja.

Avainominaisuudet:

  • Korkean resoluution esikatselu - Voit esikatsella tai suoratoistaa suuria tiedostoja lataamatta niitä.
  • Reaaliaikainen keskustelu - Henkilöt tai ryhmät voivat vastaanottaa reaaliaikaisia ​​sähköposteja, projektipäivityksiä ja kommentteja.
  • Freehand-merkinnät - Voit lukea tiedostoja oikolukuun piirtämällä laatikon, nuolen, viivan tai vapaamuotoisen muodon multimediatiedostojen merkitsemiseksi.
  • Versioiden vertailu - Voit hyödyntää samalla näytöllä olevien tiedostojen versioiden vertailua vertaillaksesi muutoksia ja antaaksesi palautetta helposti.

Plussat:

  • Antaa käyttäjille antaa selkeämmän palautteen tiedostoa suoraan kommentoimalla, mikä johtaa vähemmän tuloksiin ja parempaan lopputuotteeseen
  • Virtaviivaistaa ja vakiinnuttaa luovan prosessin markkinoillesaattamisen vähentämiseksi
  • Vastaanottajat eivät tarvitse tiliä käyttöoikeuksien hallintaan jaettujen tiedostojen tarkastelemiseksi
  • Mukana 256-bittinen AES-salaus yhdessä yritystason turvatarjousten kanssa, jotka tarjoavat tiukat suojaukset koko järjestelmässä
  • Tarjoaa 'lähetä tracker' ominaisuus selvittää, milloin tiedostot toimitetaan ja ladataan
  • Tarkastele useita tiedostoja kerralla visuaalisten kansioiden kautta
  • Tarjoaa ilmaisen version yksityisille

Haittoja:

  • Jaetut linkit vanhenevat liian nopeasti
  • Hakuominaisuus ei ole käyttäjäystävällinen

Hinnoittelu:

Sen premium-suunnitelmat alkavat 12 dollarista kuukaudessa ja nousevat jopa 36 dollariin kuukaudessa.

8. Evernote-liiketoiminta.

Evernote Business on epäilemättä yksi suosituimmista työkaluista tiedostojen hallintaan. Sen avulla voit luoda ja jakaa muistiinpanoja ja tiedostoja helposti luoda älykkäämpi ja tuottavampi työpaikka. Kaikki sen ominaisuudet keskittyvät ensisijaisesti liiketoiminnan tuottavuuden parantamiseen.

Avainominaisuudet:

  • Paranna tuottavuutta - Joukkueet voivat tehokkaasti kerätä, luokitella ja jakaa ideoita tuottavuuden parantamiseksi.
  • Verkkoleikkuri - Tallenna verkkosivustojen kuvakaappaukset heti EverNote-tiliisi. Voit helposti tallentaa kaikki hyödylliset tiedot verkossa ja löytää ne leikattuina aina kun tarvitset niitä.
  • Sisäänrakennetut mallit - Voit hyödyntää Evernoten sisäänrakennettuja malleja säästääksesi aikaa ja vaivaa tyydyttäessäsi erityistarpeita. Helposti asennettavat mallit ovat helposti muokattavissa, ja voit käyttää niitä jopa äärettömän usein.
  • Laaja integrointi - Se tarjoaa laajan integroinnin muiden valmistajien sovellusten, kuten Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive ja Slack, kanssa.

Plussat:

  • Antaa kuvakaappauksien leikkaamisen kaapata tarvitsemasi tiedot
  • Tarjoaa useita pikanäppäimiä parantaaksesi tehokkuutta
  • Voit muokata tiedostoja ja tilejä reaaliajassa
  • Sen avulla voit myös etsiä käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, valkotaulun kuvia ja skannattuja kuvia
  • Se pystyy tunnistamaan 11 käsin kirjoitettua ja 28 kirjoitettua kieltä
  • Evernote for Business tukee myös Viimeisintä iPadia
  • Voit skannata fyysisiä asiakirjoja ja pitää niitä suojatuina tiedostoina

Haittoja:

  • Tuotteiden järjestäminen ei ole virheetöntä
  • Suurempien tiedostojen synkronointi on hidasta

Hinnoittelu:

Maksetut suunnitelmat alkavat 14,99 dollarista kuukaudessa, käyttäjää kohden.

9. Smartsheet.

Smartsheet on yksi yritysten suosituimmista vaihtoehdoista sujuvan projektinhallinnan, tiedostojen jakamisen ja yhteistyön saavuttamiseksi. Yksi sen pääominaisuuksista on, että se tarjoaa laajan integraation muiden valmistajien sovellusten, kuten Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier ja muiden kanssa.

Avainominaisuudet:

  • Esiasetetut mallit - Se tarjoaa esiasetetut mallit, joiden avulla voit määritellä työnkulut ja liiketoimintaprosessit paljon helpommin.
  • Sisältöyhteistyö - Valvoa arkin tuotannon etenemistä helposti, antaa tehtäviä, hyödyntää automatisoituja muistutuksia, antaa muiden käyttäjien tarkistaa sisältöä ja antaa yksityiskohtaista palautetta kiinnitettyjen merkintöjen avulla.
  • Erittäin turvallinen - Smartsheets hyödyntää useiden sivustojen tietojen redundanssia, majoitusta Equinixissä ja AWS-palveluita varmistaaksesi, että asiakirjat ovat turvassa.
  • Automaatio - Voit automatisoida toistuvat prosessit pyytämällä hyväksyntöjä tai lähettämällä hälytyksiä ja päivityksiä.

Plussat:

  • Voit yhdistää ehdolliset polut ja useita toimintoja automatisoidaksesi työnkulut helposti
  • Mahdollistaa tehokkaan yhteistyön päivittämällä tiedot reaaliaikaisesti eri sovellusten välillä
  • Korvaa tai yhdistä helposti Excel-laskentataulukoiden, CSV-tiedostojen ja Google-taulukkojen tiedot Smartsheet-tiedostoon
  • Tarjoaa helppokäyttöisen vetämällä ja pudottamalla käyttöliittymän mukauttaaksesi kojetaulun
  • Tarjoaa reaaliaikaisen pääsyn älypuhelimeesi iOS- ja Android-sovellusten kautta
  • Antaa kolmansien osapuolien käyttäjille tarkistaa tiedostot ja asiakirjat

Haittoja:

  • Sinun on tehtävä paljon vaivaa oppiaksesi sen pitkän ominaisuusluettelon

Hinnoittelu:

Tavallinen hinnoittelu alkaa 14 dollarista kuukaudessa. Yrityssuunnitelmissa, joissa on edistyneempiä ominaisuuksia, sinun on otettava yhteyttä myyjään.

10. Onehub.

Onehub on toinen tehokas asiakirjanhallintaohjelmisto tässä luettelossa. Se tarjoaa tiedostojen helpon lähettämisen vedä ja pudota -toiminnolla. Lisäksi sen avulla käyttäjät voivat hallita versioita, järjestää tiedostoja alikansioihin ja jakaa turvallisesti.

Avainominaisuudet:

  • Lataa tiedostoja helposti - Lataa tiedostoja heti vetämällä ja pudottamalla -ominaisuuden avulla. Se mahdollistaa myös tiedostojen automaattisen versioinnin, kansiopohjaisen organisaation ja suojatun FTP-yhdyskäytävän joukkolähetyksiä varten.
  • Mukauttaminen - Mukauta sovelluksen sivuja, logoa ja väriteemoja helposti tuotemerkkiäsi varten. Voit myös lisätä tilillesi mukautetun verkkotunnuksen ja valkoisen etiketin.
  • Suojausominaisuudet - Se hyödyntää lukuisia turvaominaisuuksia, mukaan lukien roolipohjaiset käyttöoikeudet, istunnon aikakatkaisut, tarkistuspolut ja kaksifaktorinen todennus tietojen suojaamiseksi.
  • Esikatselu - Katsele tiedostojen ja asiakirjojen esikatselua helposti lataamatta niitä selaimeen tai mobiililaitteeseen.

Plussat:

  • Voit ottaa yhteyttä yhteistyökumppaniin tiedostojen hyväksymiseksi tai tarkistamiseksi
  • Tarjoaa sujuvan integroinnin Google Driveen ja OneDriveen
  • Mahdollistaa viestien kommunikoinnin jokaisen joukkueen jäsenen kanssa
  • Seuraa toimintaa seurataksesi, kuka ja milloin postittaa
  • Lähetä kommentteja kansioihin jakaaksesi palautetta helposti
  • Hyödynnä tarkastuspolut, jotta voit välittömästi peruuttaa pääsyn, kun näet jotain hämärää
  • Ota helposti käyttöön monimutkainen salasanakäytäntö

Haittoja:

  • Käyttöliittymä näyttää vähän vanhentuneelta
  • Et voi luoda alaryhmiä käyttäjiä

Hinnoittelu:

Sen maksetut suunnitelmat alkavat 12,50 dollarista kuukaudessa ja nousevat jopa 500 dollariin kuukaudessa.

11. InfoRouter.

InfoRouter on toinen asiakirjanhallintatyökalu, jonka avulla voit hallita kaikkia asiakirjojasi helposti. Se on kuitenkin asennettava palvelinpuolen kautta ilman asiakkaan puoleisia komponentteja. Hyvä uutinen on, että se on erittäin skaalautuva ja voi hyödyntää jopa 100 palvelinta jakamaan työmäärän.

Avainominaisuudet:

  • Levyjen hallinta - Hallitse liiketoimintakriittisiä tietueita turvallisesti lähettämällä asiakirjoja ennalta määritettyihin työnkulkuihin ja seuraamalla niiden tilaa reaaliajassa.
  • Raportointi - Hanki konsolidoitu raportti päivittäin tapahtuvista tapahtumista.
  • Monikielinen - Se tarjoaa monikielisen tuen, jota voit käyttää sähköposti-ilmoituksiin.
  • Kuumat kansiot - Se tuo automaattisesti valvottujen kansioiden tiedot ennalta määritettyihin infoRouter-kansioihin.

Plussat:

  • Voit muuntaa kuvia PDF-tiedostoiksi
  • Voit luoda rajoittamattoman määrän kansioita
  • Mahdollistaa useiden juurikansioiden luomisen
  • Tukee sekä HTTPS: tä että SSL: tä
  • Voit mukauttaa sähköposti- ja tekstimalleja
  • Tukee luokitteluhistoriaa ja luokiteltuja asiakirjoja

Haittoja:

  • Suurten tiedostojen lataus on vähän hidasta
  • Käyttöliittymä on monimutkainen

Hinnoittelu:

Sen hinnoittelu on saatavana pyynnöstä.

Muita työkaluja, joita ei vielä ole tarkistettu tässä luettelossa, ovat Docuware, M-Files ja SharePoint.

Mikä on asiakirjanhallintaohjelmisto?

Yritysten liikkuessa verkossa asiakirjanhallintaohjelmat ovat kiinnittäneet viime aikoina paljon huomiota.

Yksinkertaisesti, ne ovat tietokoneohjelmistoja, joita käytetään dokumenttien järjestämiseen, indeksointiin, varastointiin, hallintaan ja seuraamiseen digitaalisessa muodossa. Lisäksi niiden avulla voit muuntaa asiakirjat digitaaliseen muotoon skannerien avulla melko helposti.

Suuren tietomäärän käsittely on melko haastavaa, varsinkin kun asiakirja on fyysisessä muodossaan.

Itse asiassa paljon liiketoiminnan tuottavuutta menetetään yksinkertaisesti dokumentaatiohaasteiden voittamisen vuoksi. Kun se on muunnettu sähköiseen muotoon, se on helpompi selata asiakirjoja. Loppujen lopuksi käytät vähemmän aikaa etsimällä niitä ja voit keskittyä enemmän kaivostoiminnan tietoihin.

Kuinka käytät asiakirjanhallintaohjelmistoa ??

Asiakirjanhallintatyökalut ovat melko helppokäyttöisiä. Suurin osa vaiheista on päällekkäisiä, riippumatta siitä, mitä ohjelmistoa käytät.

Tarkastellaan käytännön vaiheita Evernote-liiketoiminta.

Vieraile verkkosivustolla ja luo tili ja täytä tarvittavat tiedot, jos kyseessä on yritystili.

Voit kirjautua sisään ja aloittaa sisällön luomisen heti. Evernote on yhteensopiva useiden asiakirjojen, kuten valokuvien, laskentataulukoiden, artikkeleiden, aikataulujen ja muistiinpanojen kanssa. Useimmat asiakirjaohjelmistotyökalut sallivat myös nämä asiakirjat.

Seuraavaksi voit alkaa lisätä käyttäjiä yritystiliisi. Napsauta vain vasemmanpuoleista kuvaketta, joka sanoo, 'Lisää käyttäjiä'. Voit lähettää heille kutsut sähköpostitse ja pyytää heitä liittymään.

Kun olet lisännyt käyttäjän, hän voi tarkastella tietoja ja tietoja keskusvarastoista. Täällä sitä kutsutaan Avaruushakemisto. Voit myös antaa heille pääsyn muokkaamaan ja muuttamaan arkistoa.

Evernote antaa sinun tehdä myös muistiinpanoja, perustaa työkeskusteluja, luoda pikakuvakkeita ja tunnisteita, skannata asiakirjoja ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa kollegoidesi kanssa.

Mitä sinun pitäisi etsiä asiakirjanhallintajärjestelmästä?

Vaikka valintasi ja mieltymyksesi vaihtelevat tarpeiden ja yritysasiakirjojen mukaan, tässä on joitain perusominaisuuksista, joita aina tarvitset:

1. Arkistot.

Ohjelmiston pitäisi antaa sinun arkistoida asiakirjat keskusvarastoon, jotta niitä voidaan käyttää helposti ja välitömästi noutaa tietoja - esimerkiksi Zoho Docs.

2. Laaja integrointi.

Asiakirjanhallintaohjelmiston tulisi tarjota helppo ja laaja integrointi kolmansien osapuolten sovelluksiin, kuten Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive ja muut. Se auttaa asiakirjojen saumattomassa vaihdossa. Evernote-liiketoiminta on loistava esimerkki.

3. Massalähetys.

Liiketoimintaskenaarioihin liittyy useita asiakirjoja. Niiden lataaminen yksitellen on vaikeaa ja aikaa vievää. Siksi sinun tulisi valita asiakirjanhallintatyökalu, joka sallii asiakirjojen joukkolähetyksen.

4. Asiakirjojen suojaus.

Yritykset käsittelevät ja tallentavat arkaluontoisia ja turvaluokiteltuja asiakirjoja asiakirjanhallintatyökaluilla. Tällaisten tietojen vaarantamisella on yleensä kauaskantoisia vaikutuksia yrityksiin ja saattaa jopa uhata niiden olemassaoloa. Siksi on välttämätöntä valita dokumentinhallintatyökalu kuten Digitaalinen laatikko tehokkaan tietoturvan varmistamiseksi.

5. Korkean resoluution esikatselut.

Kun käytät asiakirjanhallintatyökalua, sinun ei tarvitse ladata asiakirjaa joka kerta, kun haluat nähdä sen. Ohjelmiston tulisi sallia korkean resoluution esikatselut milloin haluat.

Se ei ole kokonaisvaltainen luettelo ominaisuuksista. On olemassa paljon muita välttämättömiä ominaisuuksia, joita käyttäjät etsivät, mukaan lukien laaja valikoima malleja, reaaliaikaiset keskustelut, automaatiotaso sallittu, tietueiden hallintaominaisuus ja paljon muuta.

Tiivistelmä.

Nämä olivat joitain parhaista käytettävissä olevista dokumenttienhallintaohjelmistoista. Tämän digitaalisen muutoksen myötä paperikappaleiden päivät ovat kauan poissa. Pilvitallennus on selvästi paras vaihtoehto. Kaikilla näillä työkaluilla on kuitenkin erilaiset ominaisuudet ja USP: t.

Siksi ei ole oikein julistaa selkeää voittajaa - valintasi tulisi riippua yksinomaan tarpeistasi ja budjetistasi.

Esimerkiksi, jos etsit ilmaista / edullinen, mutta luotettava ratkaisu, niin EverNote Business voisi olla erinomainen valinta. Jos sinulla on budjetti ja tarvitset yritysratkaisua, jossa on edistyneempiä ominaisuuksia, kannattaa ehkä ottaa mukaan Smartsheet.

Tarkista eri työkalut ja niiden ominaisuudet huolellisesti ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Onko mitään asiakirjanhallintatyökaluja, joita haluat käyttää? Kerro siitä kommentissa.

Lisätietoja lukeminen päällä: Katso lisää yritysohjelmistojen arvosteluita oppaista parhaat ajoitussovellukset, alkuun projektinhallintaohjelmisto ja parhaat esitystyökalut kokeilla tänä vuonna.