Ammatillinen kehitys

11 Ajanhallintataitoa työskennellä vähemmän ja ansaita enemmän (2020)


”Tuottavuus on tie menestykseen”, useimmissa yrittäjyyttä koskevissa kirjoissa ja kursseissa sanotaan. Tästä lausunnosta tulee tunnuslause niille, jotka haluavat parantaa ajanhallintataitoja: mitä enemmän työskentelet ja mitä enemmän projekteja sinulla on, sitä enemmän rahaa ja enemmän menestystä saat.

Toisin sanoen yrität tarttua takavarikoimattomaan.

Eräänä päivänä, kun sinulla on yrityksen verkkosivusto, blogi, maine, seuraajia sosiaalisessa mediassa ja kymmeniä tärkeitä tehtäviä suoritettaviksi, ymmärrät, että et voi vain herätä ja aloittaa työskentelyä.

Tarvitset tehokkaita ajanhallintatekniikoita. Ja suunnitelma.

Tähtien ajankäytön taidot ovat se, mikä tekee etätyöstä tai liikkeenjohdosta kaikille kupillisen teetä. Kun sinulla ei ole ulkopuolella motivaatio kun yliarvioit kykyjäsi, poistat mahdollisen ylivoimaisen esteen, ylistät moniajoa ja vältelet delegointia - riski epäonnistua suunnitelmassa uudestaan ​​ja uudestaan.

Joten mitä sinä teet?

Hallitse hyvän ajanhallinnan taito työskennellä vähemmän, mutta tehokkaammin. Kokeile tätä varten seuraavat ajattomat ajanhallintavinkit.

Mitkä ovat parhaat ajankäytön taidot?

Tässä on valintani parhaita ajankäytön hallintaa varten.

1. Aseta konkreettiset tavoitteet.

Freelancerina, etätyöntekijänä tai yrityksen omistajana sinulla on varmasti oltava päiväsuunnitelmat. Se auttaa järjestämään työtä, mutta siinä on pieni ongelma: päiväsuunnitelmilla tiedät mitä tehdä; mutta et tiedä miksi tehdä tämä.

Abstraktit tavoitteet kuten ansaita enemmän rahaa verkossa älä työskentele täällä. Et voi olla tuottava, jos et ymmärrä mihin tämä tuottavuus johtaa. Suorita menestyksekäs työ pitkäaikaisessa suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa: Aseta tavoitteet, jotka ovat konkreettisia kysymällä missä haluat olla vuoden tai viiden aikana ja kuinka tämä tavoite liittyy siihen, mitä teet tänään.

Käytännölliset tavoitteet antavat sinulle pitkän aikavälin vision ja lyhytaikaisen motivaation työskennellä. Jotta ne olisivat tehokkaampia, käytä älykkäinä tavoitteina tunnettua tekniikkaa ( SMART lyhenne):

  • Tarkka (jotta voisit nähdä suunnan, jota noudattaa)
  • Mitattavissa (jotta sinulla voisi olla realistisia määräaikoja niiden suorittamiseen)
  • Saavutettavissa (jotta voisit ymmärtää, että ne ovat riittävän realistisia saavuttaa)
  • Asiaankuuluvat (jotta ne sopivat siihen suuntaan, jonka haluat uranne olevan)
  • Määräaika (joten voit asettaa määräajan heidän suoritettaville).

2. Muunna suunnitelmat tehtäviksi.

Okei, olet asettanut tavoitteet vuodeksi tai kahdelle. Oletetaan, että aiot julkaista kirjan, ansaitse 35 000 dollaria kuukaudessa blogin avulla, tai tulla maasi suosituimmaksi freelance-copywriteriksi. Mutta milloin ja mitä aiot tehdä näiden tavoitteiden toteutumiseksi?

Sinun on muunnettava nämä pitkän aikavälin suunnitelmat erityisiksi tärkeiksi tehtäviksi, jotka suoritat tavoitteen saavuttamiseksi. Määräajoilla on tässä merkittävä rooli: sinulla on 52 viikkoa vuosisuunnitelman toteuttamiseen, joten määritä yksi liittyvä tehtävä viikossa ja lisää se tehtäväluetteloihisi, jotta se tehdään ajoissa.

Ja ehdottomasti, älä ohita niihin liittyviä toimintoja, jos sellaisia ​​on: kirjoita tiedotusvälineille, luo joukko yksilöllisiä neuvotteluja, mainosta yritystiliäsi, osallistu webinaareihin jne.

3. Varaa aikaa itsetuntemukselle ja edistämiselle.

Kun työskentelet useissa projekteissa etkä tee mitään muita suunnitelmia, vaarana on työskennellä 10–12 tuntia päivässä ilman itsenäistä ja ammatillista kasvua. Se on loputon ympyrä ilman vapautusta, mutta lisääntyneitä stressitasoja, uupumuksia, viivyttelyä ja nolla tuottavuutta.

Kun suunnittelet työtäsi, ota huomioon seuraavat seikat:

  • Työskentelet asiakkaiden hankkeiden kanssa - jaa ne vaiheisiin, ohjauspisteillä
  • Ideoidesi ja omien projektiesi toteuttaminen - työskentele yrityksesi verkkosivustolla, kirjoittaa vakuuttavaa sisältöä Sitä varten osallistu niche-konferensseihin, kirjoita vierasartikkeleita, luo kursseja jne.
  • Verkottuminen - sosiaalinen media ja henkilökohtaisen tuotemerkin kehittäminen ovat välineitä asiakkaidesi haulle, joten muista varata myös siihen aikaa
  • Itse sijoittaminen - kirjat, verkkoinaarit, podcastit, koulutusuutiskirjeet, kurssit ... Se vie paljon aikaa, joten suunnittele se vastaavasti
  • Täytä kaivo”- Suunnittele jonkin aikaa palautua töihin ja saada vähemmän stressiä: mene elokuvateatteriin, matkusta, viettää aikaa ystävien kanssa… Useimmiten yrittäjät ovat hankkijoita; Joten jos he eivät suunnittele lepoa etukäteen, he viettävät kaiken ajan työskennellessään. Se ei ole mitä tarvitset hienoon ajanhallintaan ja parempaan tuottavuuteen.

Ja nyt, mielenkiintoisimmasta osasta:

Kuinka jakaa aika kaikelle? Entä mittasuhteet?

Se riippuu tehtäväkuormassasi ja mielesi järjestyksestä. Aikasuhde ei voi olla vakio, 80/20 tai mikä tahansa. Kun sinulla on paljon asiakkaita ja projekteja, suunnittele vähemmän aikaa koulutukselle ja itsensä mainostamiselle.

Ja silti, tee niin, ettei se katoa media-alueelta! Ja päinvastoin, kun projektinhallinnassa ei ole uusia tehtäviä - ohjaa kaikki ponnistelut ja tarpeeksi aikaa mainostaaksesi palveluitasi. Tee etukäteen suunnitelma ja luettelo ideoista.

4. Harkitse lyhytaikaista suunnittelua.

Suurin osa meistä tietää etätyön ja yrittäjyyden unettomina töinä hankkeissa huomisen määräaikojen takia. Mutta se ei ole muuta kuin osaamisen puute lyhytaikaisessa suunnittelussa.

Voit välttää ruuhka-aikat ja määräaikapaineet, jotka tappavat tuottavuutesi:

  • Jos kaikki asiakkaat tulevat samanaikaisesti - arvioi ja arvioi kukin projekti suunnitelma, mieti priorisointia ja luopu niistä, jotka eivät ole erikoisuutesi.
  • Jos on vaikea ymmärtää, kuinka paljon aikaa projektiin tarvitaan, jaa se vaiheisiin ja tee kaikki tarvittavat muutokset suunnitelmaan.
  • Jos siellä on ongelmat hyväksynnän kanssa, korjaukset tai muut ylivoimaiset esteet - jätä kalenteriin vapaata aikaa niiden ratkaisemiseksi ja muokkaa tehtäviä vastaavasti.
  • Käytä tehokasta ajoitussovellusta, kuten Kudottu varmistaaksesi, että pystyt hallitsemaan kokouksia tehokkaasti, lisäämään tuottavuutta ja parantamaan yhteistyötä.

5. Älä suunnittele kaikkia tehtäviä yhdeksi päiväksi.

Tämä virhe seuraa edellä mainittua. Kun et pysty arvioimaan kykyjäsi ja työn laajuutta, mutta uskot, että päivä on tarpeeksi pitkä, jotta pystyt olemaan ajassa kaiken kanssa, lisäät siihen tonnia tehtäviä. Sanomattakin on selvää, että et pysty käsittelemään kaikkia niitä tehokkaasti.

Tuottavuus ja ajankäytön taidot eivät tarkoita "tee niin paljon kuin mahdollista tänään". Se on noin asianmukainen priorisointi ja kyky lukea aika.

Suunnittele yksi tai kaksi aikaa vievää tehtävää ja kolme tai neljä lyhyttä tarjousta päivässä. Tee sama viikoittaisen aikataulun kanssa, joten et paniikkisi tai ohita määräaikoja, jos et suorittanut kaikkia päivittäisiä tehtäviä ajoissa.

6. Aikataulu työaikasi.

Freelance-töitä ja työskentelevät kotoa on kyse ajanvapaudesta, eikö niin?

Ilman selkeitä rajoja työaikasi voi kuitenkin mennä hallitsematta. Pidätkö työn aloittamisesta ennen hammasten harjaamista aamulla? Entä lopettaminen sängyssä ennen nukkumaanmenoa, koska aivosi juoksevat vielä mailin minuutti?

Ilman aikataulua tuntia, mielenterveesi ja yksityiselämäsi voivat kärsiä, ja viivyttely ja stressi ovat yleisiä.

Muista sellainen asia kuin ”työaika”. Luo aikataulu, työskentele määrätty määrä tunteja päivässä ja vältä viettämästä vapaa-aikaa töihin.

Se ei tarkoita, että sinun on työskenneltävä yhdeksästä toiseen; Se tarkoittaa, että tiedät, että työskentelet esimerkiksi kuusi tuntia päivässä, etkä uhra seitsemäs tai kahdeksas tuntisi puhelimissa tai edes kiireellisissä tehtävissä.

Älä koskaan työskentele viikonloppuisin tai pidä vähintään yksi vapaa päivä viikossa. Se on päivä, jolloin unohdat yrityksesi päätöksentekovalmiutesi ja et edes ajattele mitään, kuten ”Tarkastelen vain sähköpostia hetkeksi”. Säännöt muuttuvat yleensä sekunneiksi, jolloin saatat ajattelemaan uudestaan ​​työtä ja päättymään hermokatkoksiin.

7. Älä yritä toteuttaa kaikkia ideoita.

Älä edes yritä toteuttaa kaikkia ajatuksia, jotka tulevat päillesi. Kyllä, vaikuttaa tuottamattomalta luopua niin monista luovista asioista, jotka kirjoitit muistikirjaan, mutta jätit tekemättä: uudet kurssit, projektit, aktiviteetit, palvelut - yleensä vain 30–50% niistä käy elämässä; toiset haudataan luonnoksiin.

Mutta se on okei.

On hienoa tuottaa tonnia liikeideoita ja kirjoita ne muistiin, jotta et unohda niitä. Mutta tee tapana arvioida jokainen idea valmisteluvaiheessa: kuinka paljon aikaa ja vaivaa tarvitset sen toteuttamiseen ja mitä voittoja tai hyötyjä saat myöhemmin. Onko peli kynttilän arvoinen?

8. Hyödyntäkää tekniikkaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Jotkut meistä alkavat luomalla tehtäväluetteloita paperiarkeille, ymmärtävät sen myöhemmin, että se on tehoton, ja päättävät, että he ovat riittävän kurinalaisia ​​muistaaksesi kaiken ilman luetteloita ollenkaan. On hyvä, jos työskentelet yhden projektin kanssa tai suunnittelet vain tämän projektin toteutusta. Tuottavaan työhön eri elämänalueilla tarvitset instrumentteja. Älä yritä pitää kaikkea päässäsi.

Voit vapaasti valita kaiken, mikä auttaa sinua organisoimaan työtä, pitämään aikataulua ja noudattamaan suunnitelmaa: Trello, isoTimer, Toggl - sinä päätät. Mutta tässä on sinulle elämäntapa: sekoita muutama instrumentti tai vaihda nykyinen instrumentti aika ajoin. Sen avulla voit säästää energiatasoasi ja välttää syöttöä yhdellä työkalulla ja eksymistä tehtäviin.

9. Älä vastaa sähköposteihin heti.

Ei tarvitse kertoa yleisistä häiriötekijöistä ja ajanhukkista, kuten TV-sarjoista tai sosiaalisen median syötteistä. Suurin osa ihmisistä tietää heistä ja kuinka käsitellä heitä, mutta jotkut silti jättävät huomiotta tällaisen ajan syövän ja heidän tuottavuuden tappajansa välittömänä reaktiona projektitarjouksiin tai asiakkaiden esittämiin kysymyksiin.

Yrittäjät ja etätyöntekijät ovat omia markkinoijia ja myyntipäälliköitä, joten he yrittävät olla saatavana verkossa koko ajan. Messenger, sähköposti, puhelut - houkutusta vastata silmäyksellä on vaikea vastustaa. Uskot, että menetät asiakkaan tai loukkaa heitä muuten, ellet vastaa heidän viestiinsa täällä ja nyt; mutta se ei ole niin.

Se on yksinkertaista - mitä nopeammin vastaat, sitä nopeammin asiakas vastaa. Lisäksi mitä enemmän sähköposteja lähetät, sitä enemmän saat.

Mitä menetät joka kerta, kun häiritset, on keskittyminen käsillä olevaan tehtävään. Sinun on vietettävä aikaa päästäksesi takaisin peliin uudestaan ​​ja uudestaan, useita kertoja päivässä.

Ratkaisu?

Sammuta lähettiläitä, kun aloitat työskentelyn. Tarkista sähköpostit enintään muutaman kerran päivässä (jaa aikaa tähän tarkoitukseen tärkeimpien tehtävien välillä). Sähköpostityökalujen käyttäminen ajoittamaan viestit niin, että ne lähetetään viivästyneesti.

Jos sinun on vaikea sivuuttaa häirintää muilta verkkosivustoilta, käytä työkalut, jotka estävät pääsy näihin resursseihin.

10. Hemmottele itseäsi huijaamaan aterioita.

Terveelliset ruokavaliot tuntevat huijareista - yhden päivän kuukaudessa tai viikossa, jolloin voit syödä mitä haluat. Yritystoiminnasta puhuttaessa huijaaterian periaate toimii myös: se auttaa ”täyttämään hyvin” (mainittu yllä) ja tukee työn tehokkuutta ja tuottavuutta.

Yrityksen huijausateriat eivät koske ruokaa, vaan vaihtoehtoista ajan viettämistä. Se voi olla päivä sarjojen katselun, ostoksien, kohteettomien rambleiden kaupungissa jne. Mutta älä sekoita näitä päiviä vapaa-aikaan! Varmista vain, että huijaustesi päiväsi ei ole yhdenmukainen tärkeän määräajan päivän kanssa ja älä tee tällaisista päivistä päivittäistä tapaasi.

11. Muista kasvattaa pehmeitä taitojasi.

Et voi hallita aikaa ja työn tuottavuutta hallitsematta elämääsi yleensä. Yksityiskohtainen aikataulu ei tee sinusta erittäin organisoitunutta ja onnellista: voit oppia kirjoittamaan suunnitelman ja tasoittamaan työkuormasi, mutta tämä taito edellyttää myös tietoa siitä, kuinka luoda suhteita asiakkaisiin, ymmärtää tarvittaessa työskennellä tämän ihmisen kanssa, kuinka sanoa ei myrkyllisille ihmisille ja niin edelleen ja niin edelleen.

Kuten näette, ammattitaitonsa kapealla ylittävät ajanhallinnan.

Virheiden välttämiseksi ja työn organisoimiseksi sinun on otettava huomioon kaikki niche-erityispiirteesi, hyödynnettävä asiantuntemustasi ja kokemustasi ja tunnettava heikkoutesi, puhdistamalla itseäsi. Kun nämä yksityiskohdat on harkittu, ne auttavat sinua rakentamaan aikataulun hyvää ajankäyttötaitoa ja parempaa tuottavuutta varten.

  • Delegoida. Maailma ei romahdu, jos et tee kaikkia tehtäviä yksin.
  • Opi sanomaan ei ja luoda asiakkaan valinnan algoritmi. Työskentele kiinnostavien projektien kanssa ja vaihtavat pitkä- ja lyhytaikaisia ​​projekteja.
  • Älä pelkää hintojen nostamista palveluistasi, jos se maksaa.

Ajanhallinta ei ole matematiikkaa tai toimintaohjelmaa, vaan luovuus ja tietoisuus, jotka muuttavat elämääsi parempaan suuntaan.

Määräaikojen mukainen asiantuntija on arvokas voimavara. Kuluttajat sisällyttävät tällaiset ihmiset suosikkilistoihinsa ja suosittelevat niitä mielellään ystävilleen.

Joten, tähtien aikajohtamistaidosi antavat sinun tulla paljon kysyttyä ja kalliimpaa markkinoilla. Lisäksi saat kirkkaamman elämän ja resurssin aikaa ja vaivaa siirtyäksesi seuraavalle tasolle.

****

Lähettäjä Lesley Vos, sisältöstrategi ja avustaja bid4papers Blogiin.